5W2H Method

Metoda 5W2H służy do identyfikacji, opisania i rozwiązania problemu przez zadawanie pytań według określonego schematu, mającego odzwierciedlenie w jej nazwie. Metoda ta jest jednym z najbardziej wydajnych narzędzi do zarządzania, i jednym z najprostszych i najłatwiejszych do zastosowania. Podejście 5W2H to nic innego jak kwalifikowany, uporządkowany i praktyczny plan działania, z dobrze zdefiniowanymi etapami.

To całkowicie wyjaśnia wszystkie możliwe pytania, które mogą pojawić się w przypadku procesów biznesowych związanych z firmą.

Nazwa metody składa się z dwóch części:

5W czyli pięć słów rozpoczynających się w języku angielskim literą W:

Who? – Kto?

What? – Co?

Where? – Gdzie?

When? – Kiedy?

Why? – Dlaczego?

2H czyli dwa słowa w języku angielskim rozpoczynające się literą H:

How? – Jak?

How many? / How much? – Ile? Odpowiednie użycie metody 5W2H pomaga zweryfikować problem z szerszej perspektywy i umożliwia podjęcie bardziej trafnych decyzji.

Cele dydaktyczne;

• rozwijanie umiejętności oczekiwanych na rynku pracy,
• zwiększanie zdolności do ukierunkowanego i logicznego procesu myślowego,
• podnoszenie jakości współpracy grupowej poprzez ukierunkowanie uczestników na wspólny problem.

Stosując              technikę          promuje              się        i               rozwija następujące umiejętności:

• systematycznego podejścia do problemu,
• konsekwencji w realizacji przyjętej ścieżki postępowania,
• logicznego ukierunkowanego na cel myślenia,
• współpracy zespołowej,
• tworzenia innowacji,
• analizy danych,
• budowania zdolności do działań doskonalących, – prawidłowo definiować i opisywać problem.

W trakcie pracy w zespołach będą wyłaniali się studenci posiadający naturalne cechy przywódcze.

Rozwijanie powyższych umiejętności u studentów pozwali rozumieć im ważność tych umiejętności jako zasobu zwiększającego posiadany potencjał zawodowy. Studenci i absolwenci będą bardziej atrakcyjni dla pracodawców na rynku pracy w którym rozwijają się firmy nastawione na

innowacyjność i kreatywność Kurs nie jest trudny gdyż może być realizowany przez każdą grupę zgodnie z jej oczekiwaniami.

Warsztaty prowadzi trener lider którego zadaniem jest stymulowanie aktywności całej grupy i umożliwienie każdej osobie swobodnego wypowiadania się na każdym etapie warsztatów. Do przeprowadzeni wariatów potrzebne są: – duży stół albo stoły ustawione tak, aby siedzący przy nich uczestnicy tworzyli okrąg oraz mogli się wzajemnie widzieć i swobodnie podawać sobie kartki,

• krzesła ustawione wokół stołu,
• kartki A4, najlepiej biały papier do drukarki — nie mniej niż po trzy kartki na każdego z uczestników,
• długopisy, najlepiej niebieskie albo czarne — dla każdego uczestnika (najlepiej, jeśli długopisy są takie same, co zapewnia wypowiedziom większą anonimowość),
• kolorowe flamastry lub kredki — dla każdego uczestnika, – markery.

Step 1. Zdefiniowanie problemu jego uszegółowienie i źródło informacji

Zadawanie pytań i praca nad nimi Who? – Kto?

Kto z klientów zgłosił problem? Czy inni klienci otrzymują te same wyroby i zgłaszają te same problemy?

What? – Co?

Jakiego wyrobu dotyczy problem? Określenie numeru partii. Co jest dokładnie problemem? Miejsce występowania wady na produkcie. Jeśli produkt jest wytwarzany wielogniazdowo, to czy problem dotyczy wszystkich gniazd czy tylko jednego? Zamieść zdjęcia, najlepiej z przyłożonym obok liniałem, po którym można się zorientować co do wielkości wady. Dobrze, jeśli jedno zdjęcie obrazuje sytuację, która jest OK, a drugie NOK.

Where? – Gdzie?

Gdzie wystąpił problem? Na jakiej dokładnie maszynie? Przy jakich ustawieniach maszyny?

When? – Kiedy?

Data, godzina produkcji, data dostawy. Kiedy klient zauważył problem? Może problem był od dawna, ale dopiero teraz został zgłoszony? Na podstawie tych informacji należy określić na jakiej zmianie, linii produkcyjnej i z jakiego materiału wyrób był produkowany. Jak został odebrany jakościowo w tym dniu i czasie.

Why? – Dlaczego?

Dlaczego powstał problem? Jakie są wstępnie znane, dotychczasowe przyczyny dla powstawania problemów tego typu? Przydatne będą wcześniejsze analizy z rozwiązywania wewnętrznych problemów jakościowych, reklamacji i zapisy z analizy FMEA oraz diagramu przyczynowo-skutkowego. Czy istnieją określone standardy postępowania: instrukcje pracy, ustawień, konserwacji maszyn i narzędzi produkcyjnych oraz pomiarowych? Czy te standardy są przestrzegane? Czy są wprowadzone i działają zabezpieczenia przeciwdziałające przypadkowym błędom ludzkim, tzw. Poka-Yoke?

How? – Jak?

Jaki jest mechanizm powstawania tego typu problemów? Jakie zjawiska muszą zajść, aby doszło do problemu? Potencjalne problemy wynikające z maszyny, zużycia jej części i narzędzi, organizacji pracy, które może prowadzić do tego typu sytuacji. How many? / How much? – Ile?

Jaka jest skala tego problemu? Jakie obciążenia finansowe wynikają z tej reklamacji? Czy w związku z wadą istnieje zagrożenie bezpieczeństwa podczas używania produktu? Czy występowanie jest pojedyncze, sporadyczne, częste? W jakim przedziale czasowym? Czy występuje ryzyko zwrotów z rynku, napraw gwarancyjnych? Jakie koszty roczne może generować wada?

Step 2. Analiza odpowiedzi i wypracowanie rozwiązania jako usunięcie               zidentyfikowanego źródła przyczyny problemu

Case study do analizy. Wykładowca przygotowuje case study stosowne i adekwatne do kierunku studiów i grupy z którą prowadzi warsztaty. Może ono opierać się na przykładzie rzeczywistym znanym wykładowcy lub symulacyjnym.

Studium przypadku producenta wentylatorów (Ingaldi,

Nowakowska, 2016)

Informacje o problemie

Firma „X” działa w branży wentylacyjno-klimatyzacyjne.

Problem dotyczył niezgodnych z wymaganiami obudów wentylatorów domowych docierających na stanowiska montażowe w przedsiębiorstwie. Problem obudów występował na linii produkcyjnej wentylatorów domowych, które były niezgodne z wymaganiami. Problem zauważyli pracownicy składający elementy w gotowe wyroby, niezgodności dotyczyły stanu powierzchni obudowy (zarysowania, wgniecenia, „wybrzuszenia”, wtrącenia). Przypuszczano, że zidentyfikowane niezgodności powstają podczas produkcji wyprasek, na stanowiskach obróbki wykańczających oraz podczas transportu gotowych elementów.

Informacje te poddano analizie zgodnie z metodą 5W2H.

Analiza metodą 5W2H.

Linia

Wentylatory domowe do montażu ścienno – sufitowego

Stanowisko

Wszystkie stanowiska montażowe

Zdarzenie wstępne

Na stanowiska montażu elementów wentylatorów docierają niezgodne z wymaganiami elementy obudowy (sama obudowa jak i panel przedni czyli kratka), części te posiadają wgniecenia, zarysowania, pęknięcia, „wybrzuszenia”, wtrącenia.

What (Co)

Problem dotyczy niezgodnych elementów obudowy wentylatorów domowych.

When (Kiedy)

Gotowe elementy obudowy są transportowane z magazynu na stanowiska montażowe, problem zauważono podczas montażu elementów takich jak silnik, przewody elektryczne, śmigło w obudowie.

Where (Gdzie)

Problem pojawia się na stanowiskach montażowych wentylatorów. Who (Kto)

Pojawiający się problem zauważyli pracownicy ze stanowisk montażowych.

Which (Który)

Problem pojawia prawie w każdej wyprodukowanej partii elementów obudowy transportowanej na stanowiska montażowe.

How (Jak)

Niezgodne elementy obudów wentylatorów nie podlegają naprawie, są odrzucane i zaliczane do strat. Do niezgodności dochodzi na etapie produkcji, obróbki wykańczającej bądź przy transporcie gotowych elementów.

Zdarzenie sprawdzone Podczas montażu elementów wentylatorów, pracownicy stanowisk zauważyli, że obudowy i kratki, które są transportowane na ich stanowiska docierają niezgodne ze specyfikacja i wymaganiami. Stwierdzono, że w prawie każdej partii pojawiają się niezgodne elementy. Zdarzenie to naraża przedsiębiorstwo na straty finansowe ponieważ elementy te są odrzucane do braków i trzeba je ponownie wyprodukować.